「Googleカレンダー」+「Toodledo」でスケジュール&タスク管理の完全デジタル化にチャレンジ(導入6ヶ月レポート)

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夢や目標の実現に不可欠な”習慣化”


老子の諺に『千里の道も一歩から』とあるように、事を成すには、”はじめの第一歩”を踏み出すことが重要なのは言うまでもありません。

これは「将来の夢」といった漠然とした大きな物事に限らず、たとえば「仕事で今月の売上を達成したい」「あと○kg痩せたい」「禁煙したい」「家族と旅行に行きたい」など事の大小やジャンルに関わらずすべての事に共通して言えるでしょう。

また、人間は良くも悪くも習慣に流される生き物なので、どう転ぶも”習慣化”がカギを握っていると言えます。

そう考えると、何事も”はじめの第一歩”をいかに実行して、その後”習慣化”できるかが重要なポイントだと言えます。そして、この一連の流れを仕組み化して、実行・検証すれば少しずつであっても着実に夢や目標の実現に近づけるはずです。

そしてこの”はじめの第一歩”と”習慣化”を強力にサポートしてくれるのがデジタルを使った「スケジュール&タスク管理」なのではないかと最近思います。

「Googleカレンダー」+「Toodledo」完全デジタル化6ヶ月レポート

元来、記憶力が良い方ではなかったので、大学時代からずっとカレンダー付きの手帳に手書きで記入してスケジュールやタスク管理をしてきました。そして、ここ数年はスケジュール管理はGoogleカレンダー、タスク管理は従来どおり手帳というスタイルが定着していました。

そして昨年10月、タスク管理に「Toodledo」を導入して完全デジタル化にチャレンジしてみました。

【完全デジタル化後の利用サービス&アプリ】
●スケジュール管理:「Googleカレンダー
→閲覧はPCがブラウザ、iPhoneではアプリ「ジョルテ」を使用。

●タスク管理:「Toodledo
→閲覧はPCがブラウザ、iPhoneではアプリ「Toodledo」を使用。

以下、導入してから半年間のメリットとデメリット、改良点などを挙げてみます。

◎メリット

  • 手帳を完全に手放してスマホだけでいつでもどこでもスケジュールとタスク管理が出来るようになった。
  • ルーチン的な業務を「繰り返しタスク」に設定することで実行忘れなどのミスが減少した。
  • 移動中などの隙間時間をタスクリストに基づいて効率的に使えるようになった。
  • 大きなプロジェクトや苦手なタスクも一つ一つ細分化して実行することで精神的負担が少なく前向きに捉えられるようになった。
  • 日々のタスクを一つ一つクリアする達成感が原動力となり何事に対しても実行力が高まった。

×デメリット

  • 過去の完了タスクの振り返りはやはり手帳の方が見やすい。
  • 未実行のタスクはテトリスのように積み残っていくので精神的ストレスになることもある。
  • 日々のタスクに追われてしまい、中長期的な視点を見失いそうになることもあった。
  • 休日や平日帰宅後など、疲れが溜まっていたりするとタスク管理が「オールorナッシング(すべてやるか、すべてやらないか)」になることが何度もあった。

改善点

上記のデメリットや問題点を克服するために下記の改良を加えてみました。

  • 今までのタスク管理はP(Plan:計画)とD(Do:実行)までだったので、日・週・月ごとに振り返りを行うC(Check:改善)のプロセスを実施してステップアップと効率化を図るようにした。
  • タスク管理が乱れやすい休日はEvernoteのチェックリスト機能を使ってタスクをタイムスケジュール化してより厳密に管理するようにした。

▼(左)Toodledoアプリのタスクリスト(右)Evernoteで休日スケジュール管理

冒頭に述べたように、どんなに困難なことや壮大なことでも実現までのプロセスを逆算&分解して「タスク」にまで落とし込んでしまえば、”はじめの一歩”は意外と簡単に乗り越えることができます。また、タスク管理(繰り返し機能)を使えば”習慣化”もそんなに難しいことはない気がします。

例えば、初心者がいきなりフルマラソンを完走するのは途方も無いことですが、1年後の完走を目指して、半年後までにハーフマラソン完走、3ヶ月後に10km、1ヶ月後に5km、そして1日目に1km走るイメージで計画を立てて、あとは一つ一つのタスクを黙々とこなしていけば完走も夢ではなくなると思います。実際自分もマラソン、読書、ブログなど少しずつですが目標を実現しつつあります。

また、GoogleカレンダーやToodledo以外にも習慣化をサポートするデジタルツールやアプリはたくさんあるので役立ちそうなものがあったらまたご紹介したいと思います。

参考図書

1.『クラウド版 デットライン仕事術』(書評はこちら
デッドラインを設けて日々のタスクに落とし込む様々な手法は夢を実現させる上で強力なツールになってくれるはずです。

2.『これだけ!PDCA』(書評はこちら
PDCAによる正しいマネジメントを理解・実行する上でとても参考になる一冊です。

「Googleカレンダー」+「Toodledo」その後のレポートはこちら

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